Организация и проведения тимбилдинга


В этой статье мы хотим поделиться нашим опытом, советами и соображениями относительно проведения и организации тимбилдинга в Москве и Подмосковье. Статья в первую очередь актуальна для наших мероприятий, но может являться полезной информацией для мероприятий вообще.

Трансфер

Вопрос экономии бюджета является одним из главных вопросов планирования мероприятия. Но статью расходов на автобусы мы рекомендуем оптимизировать, по крайней мере, не в первую очередь.

Даже при большом количестве потраченных усилий удается выиграть 2-4 тысячи. При этом разница в качестве бывает очень большой.

Возраст не дорогих машин бывает весьма велик. Часто могут не работать кондиционеры, обогреватели, аудио и видео оборудование. Самое удивительное, что очень часто от цены зависит пунктуальность и коммуникабельность водителей.

Трансфер своим ходом

Притча во языцех. Особо заметны последствия такого трансфера, когда организация тимбилдинга происходит в Подмосковье.

Человеческий фактор опоздания одного водителя нужно умножить на количество используемых машин. Наш опыт показывает, что разница прибытия первого последнего участника автомобиля может достигать нескольких часов. Начало мероприятия может быть двинуто на неопределенное время, в связи с чем, встанет под вопрос весь тайм-лист.

Под угрозу сокращения может попасть официальная часть, банкет, тимбилдинг и прочие мероприятия, среди которых многие могут иметь строгие временные рамки или почасовую оплату.

Достаточно тяжело приходится в этой ситуации организатору со сторон заказчика, в чьи обязанности часто входит координация всех прибывающих автомобилей, которые часто теряются на незнакомой местности.

Сейчас почти у всех есть телефоны с дорожной навигацией, но в условиях Подмосковья она часто работает не идеально.

Деление на команды

Часто вопросу деления на команды не придается большого значения, тем более, если мероприятие имеет формат отдыха.

Настаиваем, что отдых приносит удовольствие тогда, когда он хорошо организован и не требует постоянного контроля каждой мелочи.

Известный и утвержденный заранее список существенно повышает скорость и удобство регистрации участников. Дает возможность познакомить или сплотить между собой именно тех, кого считает нужным руководитель или HR.

В каждой компании, тем более в большой компании существую группы по интересам, и если процесс пустить на самотек, то именно по этим группам предпочтут поделиться участники.

Командные списки это эффективный способ распределить участников по гендерному составу, по возрасту или по рабочим группам. Особенно когда необходимо познакомить новых сотрудников с представителями различных отделов.

Наличие бейджей и знаков отличия сильно облегчает общение инструкторов и персонала с участниками мероприятия, а так же придает происходящему более организованны вид, и, еще раз напомним, никак не сказывается на стоимости.

Площадка

Каждая площадка обладает своими, часто уникальными особенностями. Обычно, чем выше статус площадки и чем ближе к Москве, тем она дороже, но не всегда это сказывается на качестве обслуживания.

После многолетнего опыта проведения выездных мероприятий мы сможем Вам предложить площадки с уровнем достойным каждого мероприятия.

Площадка для активностей

Требования для проведения простой активной программы тимбилдинга очень просты.

Ровная, лучше с травяным покрытием, площадка, соответствующая имеющемуся количеству человек. В среднем требуется 2 кв. м. на человека. Причем пространство не должно быть сплошным. Для установки каждой станции требуется от 4 до 8 кв. м., что позволяет кусочное заполнение пространства.

Все необходимое оборудование ставиться на ровную поверхность. Программы почти полностью автономны, разве что за исключением электричества, если оно требуется.

Отдельно хотим обратить Ваше внимание на мероприятие в солнечный день на площадке не имеющих укрытий. Летом, года на такой площадке проводить мероприятие довольно сложно и может быть опасно как для участников, так и для персонала. В таких случаях необходимо позаботиться о головных уборах и устанавливаемых укрытиях.

На наш взгляд идеальной площадкой для активной программы или веревочного курса является чищенная лесопарковая зона. В идеале сосновый лес. Деревья фильтруют солнечные лучи и моросящий дождь.

Именно так, в зоне отдыха «Нвосельцево», и выглядит наша стационарная площадка.

Мероприятия вблизи водоемов

Не хотим быть излишне категоричны, но мы не рекомендуем объединять корпоративные мероприятия с употреблением алкогольных напитков в непосредственной близости водоемов. Такие мероприятия как минимум потребуют усиленных мер по обеспечению безопасности участников.

Случай из жизни. Два спасателя на берегу Пироговского водохранилища. Один со спасательным кругом, другой с багром.

Персонал для мероприятия

Уровень персонала составляет 51% успеха мероприятия, и к выбору этих людей мы подходим наиболее скрупулезно.

Опыт работы от 2-лет, чаще всего психологическое образование, хорошие коммуникативные навыки, устойчивость к стрессам, надежность – требования, исходя из которых, мы производим отбор инструкторов.

Для разного формата программ люди подбираются разные. Все зависит от ожидаемой атмосферы мероприятия.

На фановых и на тренинговых программа могут работать одни и те же тренеры, но далеко не все и не всегда.

Позитивный и жизнерадостный холерик не всегда может серьезно и размеренно проводить тренинговые упражнения, следить за уровнем негатива в группе, и своевременно на него реагировать. И наоборот. Серьезный тренер, который привык выводить команду на результат или преодоление не всегда идеален, если люди настроены на отдых.

Подготовка площадки

Стандартная программа готовится за 4-5 часов. Все монтажные работы и совещания организаторов с персоналом, саундчек, завершаются за час до начала мероприятия. Время подготовки может корректироваться, но мы не рекомендуем сильно его оптимизировать.

Форма одежды

Перед каждым мероприятием мы высылаем заказчику приглашение для всех участников в котором описана форма одежды и каждый раз кто-нибудь приезжает в лес «при полном параде».

Еще раз напоминаем: удобная, просторная одежда, скрывающая локти и колени, полуспортивная обувь если лето. Теплая не стесняющая движения одежда с теплой (в идеале сменной) обувью и носками, если зима.

Случай из жизни. Девушка в вечернем платье на шпильках, одетая в альпинистскую страховочною систему, взбирающаяся по веревочной лестнице на платформу для «прыжка в бездну» на высоте 7 метров.

Ведущий мероприятия

Выбор ведущего, дело ответственное и очень пикантное.

С мнением, что хороших ведущий может провести любое мероприятие, мы скорее всего не согласимся.

Наш опыт показывает, что даже для очень опытного профессионала, не знающего механики и структуры программ, проведение тимбилдинга может не самой простой задачей. В результате, могут излишне затягиваться, или же проходить слишком быстро различные этапы программы (представления команд, регистрация и пр.)

Для ведения тимбилдингов требуется некоторая теоретическая подготовка. Но даже если подобного опыта ведущий не имеет, то при эффективном взаимодействии с менеджером командообразовательной программы многих сложностей можно избежать.

Вот некоторый перечень параметров, которых придерживается наша тимбилдинг организация. По мере возможности в статью будут добавляться интересные факты и советы для наших коллег и клиентов.